Introduzione agli archivi locali
A cura di Marinella Bianco
L’archivio storico di Buttigliera d’Asti conserva e promuove la memoria storica del territorio e della sua comunità. L’archivio comunale di norma contiene documenti storici di varia natura, tra cui registri di Stato Civile, atti notarili, documenti amministrativi, fotografie, mappe, libri e riviste. L’archivio è sempre un importante punto di riferimento per studiosi, ricercatori e appassionati di storia locale, ma è pure un prezioso patrimonio culturale che contribuisce alla conservazione della memoria. Si tratta dunque di un bene comune che deve essere fruibile facilmente da tutti e questo portale ne è un mezzo.
L’inventario è consultabile su questo sito in PDF e come banca dati su Mèmora e su Collective Access il cui accesso avviene tramite il seguente pulsante:
Storia archivistica: l’archivio di Buttigliera d’Asti era stato riordinato nel 1979 da Giovanni Ajma e Antonio Nacca. Comprendeva l’Archivio Storico del Comune di Buttigliera d’Asti (1308-1964) e tre archivi aggregati: Archivio dell’Ente Comunale di Assistenza di Buttigliera d’Asti (1940-1978); Archivio dell’Asilo Infantile ‘Vaccarino” di Buttigliera d’Asti (1939-1964); Archivio della Società Operaia di Buttigliera d’Asti (1869-1929).
Lo strumento di corredo prodotto grazie a questo riordino fu un inventario dattiloscritto.
Non sono state trovate tracce di alcun intervento di ordinamento precedente, vale a dire che non sono stati reperiti altri inventari e le carte non riportano alcuna segnatura precedente agli anni Settanta del Novecento, se non il numero progressivo di alcuni volumi (ad esempio quelli catastali).
Nel 2009 la società Acta Progetti ha realizzato un nuovo riordino e prodotto un nuovo inventario, a cura dell’archivista Francesca Brignone, coordinata da Marinella Bianco, co-titolare della società.
L’ordinamento utilizzato nell’inventario del 1979 era basato sulle XV Categorie previste dalla Circolare ministeriale Astengo del 1897, ma presentava numerose criticità:
le XV categorie erano state applicate in modo retroattivo a tutta la documentazione antica e il solo criterio utilizzato per suddividere le carte risultava essere l’anno di redazione dei documenti.
Gli archivi aggregati, prodotti da enti che avevano a che fare con il Comune, ma autonomi erano inseriti tra le carte comunali.
La descrizione inventariale, inoltre, risultava estremamente sommaria, non permettendo, nella maggioranza dei casi, di risalire al contenuto dei fascicoli; infatti, tale descrizione spesso si limitava ad un generico titolo quale “Affari”. Non era raro che all’interno dei fascicoli fossero contenute carte estremamente eterogenee; in questi casi nell’inventario del 2009, si è scelto di riportare nel titolo l’indicazione di tutti i documenti in essi conservati e nel contenuto la dicitura “carte relative”, segnalando i casi in cui l’unità conteneva documentazione differente o particolare rispetto a quanto descritto nell’inventario del 1979.
A questi problemi si aggiungeva quello di fascicoli descritti sommariamente con il titolo “Documenti diversi” o “Comunicazioni diverse” e ciò stava ad indicare unità archivistiche contenenti carte totalmente eterogenee tra loro; anche in questo caso nel campo contenuto è stata riportata l’indicazione di tutti gli “affari” in esso contenuti. Laddove, al contrario, il fascicolo era composto da carte inerenti a un unico affare o – in molti casi – da un unico documento si è riportato il titolo, spesso originale, presente sulle carte stesse, indicando anche la tipologia documentaria e la data completa (giorno, mese, anno).
Ancora, a concludere l’elenco delle Classi per ogni Categoria spesso si trovava la Classe “Circolari”, che comprendeva un fascicolo relativo a questa tipologia.
In occasione del riordino 2009 si è deciso di ovviare ad alcuni di questi problemi:
innanzitutto si è scelto di estrapolare dalla classificazione effettuata secondo le XV Categorie sia le principali serie archivistiche (delibere, determine, bilanci e conti consuntivi ecc.) sia gli archivi aggregati (ad esempio le carte della Congregazione di Carità rientravano tutte nella Categoria II e quelle dell’archivio del Giudice Conciliatore nella Categoria VII).
Per le serie tipologiche occorre anche sottolineare che i protocolli sono stati schedati per singolo volume fino al 1949 e dal 1950 è stato numerato il faldone indicando nella scheda la consistenza. Gli ordinati e le deliberazioni, originali e copie, sono già, per la maggior parte, rilegati in volumi.
A seguito dell’intervento del 1979 le carte dell’archivio storico del Comune di Buttigliera d’Asti erano conservate, in parte, in armadi metallici nel locale adiacente l’ufficio tecnico al secondo piano dell’edificio del Municipio e, in parte, su scaffalature metalliche nello stesso locale, frammiste alle carte dell’archivio di deposito. Esse erano condizionate in fascicoli e volumi contenuti in faldoni. La documentazione fuori misura venne fatta rientrare, a parte poche eccezioni, nei faldoni di misura standard, spesso danneggiandola.
In occasione del lavoro 2009 i documenti fuori misura sono stati collocati a parte, condizionati in faldoni di misura adeguata in modo da salvaguardarli e all’interno dei faldoni standard posti in sequenza numerica sugli scaffali si trova solo la camicia vuota con il numero del fuori misura e l’indicazione della collocazione. Si tratta di solito di protocolli, ruoli patrimoniali, bilanci e reversali di incasso.
Per una questione di risparmio economico, i faldoni in buono stato sono stati riutilizzati e forniti di un’etichetta bianca che ne ricopre interamente il dorso e riporta lo stemma del Comune di Buttigliera d’Asti, l’archivio di appartenenza, la segnatura del primo e dell’ultimo fascicolo contenuti nel faldone e la data dell’intervento; anche i fascicoli sono stati condizionati recuperando le camicie già in uso, le quali riportavano, prestampata, l’intestazione dell’ente e l’indicazione delle segnature delle unità archivistiche in esse contenute. Queste camicie, in cartoncino colorato (purtroppo perché possono danneggiare i documenti in caso di umidità), sono state utilizzate al rovescio e fornite di un’etichetta autoadesiva bianca riportante la numerazione di ciascuna unità.
Dalle carte sono stati rimossi spilli, pinze e graffette metalliche, elastici come è corretto fare ai fini di una buona conservazione.
Sono state effettuate anche le operazioni di selezione dei documenti e relativo scarto sull’intero archivio (storico e di deposito) con l’autorizzazione della Soprintendenza Archivistica competente. Al termine delle operazioni di scarto, riordinamento e ricondizionamento la documentazione è stata collocata sulle scaffalature metalliche del locale sito al secondo piano dell’edificio comunale; ad eccezione delle mappe (conservate nell’ultimo cassetto dell’apposita cassettiera metallica collocata nell’ufficio tecnico) e dei registri dello Stato Civile Italiano (collocati in un armadio metallico nel locale dell’ufficio anagrafe sito al piano terreno dell’edificio del Municipio).
L’archivio storico riordinato consta di circa cento metri lineari di sviluppo di documentazione e comprende otto fondi:
- archivio storico comunale (consta di 5.364 unità archivistiche, ha estremi cronologici dal XII secolo al 198),
- archivio della Congregazione di Carità di Buttigliera d’Asti (21 unità archivistiche, estremi cronologici 1872-1950),
- archivio dell’Ente Comunale di Assistenza di Buttigliera d’Asti (52 unità archivistiche, estremi cronologici 1940-1980),
- archivio dell’Asilo Vaccarino (34 unità archivistiche, estremi cronologici 1904-1968),
- archivio del Patronato Scolastico di Buttigliera d’Asti (11 unità archivistiche, estremi cronologici 1925-1977),
- archivio dell’Ufficio del Giudice Conciliatore di Buttigliera d’Asti (84 unità archivistiche, estremi cronologici 1861-1989). Si sottolinea che l’archivio del Giudice Conciliatore dovrebbe essere versato in Archivio di Stato in quanto si tratta di carte prodotte da un Ufficio statale.
- archivio dello Stato Civile Italiano (83 unità archivistiche, estremi cronologici XIX secolo – 1970)
- archivio della Società Operaia di Mutuo Soccorso (12 unità archivistiche, estremi cronologici 1867-1933).
Per il riordino degli archivi aggregati si è scelto, come da standard, di ricondurre le carte alla formazione di ognuno di quegli archivi; nonostante il riordino precedente avesse previsto l’inserimento degli aggregati, come già detto, nelle XV Categorie.
Ogni archivio comprende un’introduzione storica relativa all’ente di appartenenza.
La schedatura nel 2009 era avvenuta inserendo i dati di ogni unità archivistica nel database Guarini Archivi (fornito gratuitamente dalla Regione Piemonte) oggi il database è stato riversato su CollectiveAccess e anche su Mèmora, nuova piattaforma regionale per i beni culturali. I dati sono ricercabili da questo sito; le unità sono strutturate gerarchicamente in un sistema logico; i campi compilati sono: archivio, serie, sottoserie/categoria, sottoclasse ove presente, segnatura, titolo, contenuto, estremi cronologici, eventuali note.
Il lavoro del 2009 era stato condotto con la supervisione del dott. Piergiorgio Simonetta della Soprintendenza Archivistica per il Piemonte e la Valle d’Aosta.
L’Archivio Storico di Buttigliera d’Asti è aperto al pubblico su appuntamento, offrendo così la possibilità di consultare la documentazione.
L’archivio parrocchiale
Il riordino e l’inventariazione dell’archivio storico della Parrocchia di S. Martino Vescovo di Buttigliera d’Asti (1559-2008) e degli archivi aggregati (1565-1979) è stato realizzato da Acta Progetti nel 2008.
La banca dati è consultabile su Mèmora e su Beweb, nonché su questo sito cliccando il seguente bottone:
La schedatura delle carte ha riguardato circa 14 metri lineari di materiale documentario conservato in parte nell’ufficio del parroco in un armadio ligneo (si tratta della serie “Anagrafe parrocchiale”) e in parte in una stanza attigua all’ufficio del parroco al piano terra della casa parrocchiale. Tutta la documentazione è condizionata in camicie e faldoni da conservazione.
All’inizio dell’intervento le carte dell’archivio storico erano collocate sia nell’ufficio del parroco, in un locale “magazzino” al piano terreno della casa parrocchiale sia in due locali uso soffitta al terzo piano della casa medesima; la documentazione si presentava perlopiù molto disordinata in mucchi posti sul pavimento o riposta in scatole di vario genere frammisto a oggetti, libri e quant’altro, solo una minima parte era collocata su ripiani di armadi o scaffalature.
Durante la fase di schedatura non sono state individuate tracce di alcun precedente intervento di riordino o di organizzazione del materiale, fatta eccezione per le carte dell’attività pastorale svolta da don Bertagna, che erano raggruppate in cartelline riportanti il contenuto del materiale conservato in esse.
Si è scelto, quindi, di organizzare la documentazione secondo uno schema di ordinamento corrispondente alla struttura funzionale dell’ente produttore, vale a dire la stessa parrocchia di S. Martino Vescovo di Buttigliera d’Asti.
Oltre al fondo della parrocchia S. Martino Vescovo l’archivio conserva anche i seguenti quindici fondi archivistici:
- archivio dell’Asilo Infantile Vaccarino (1914-1997)
- archivio della Casa di riposo Rossi (1901-XX secolo)
- archivio della Compagnia del Carmine (XX secolo)
- archivio della Compagnia del Corpus Domini (1598-1967)
- archivio della Compagnia della Dottrina Cristiana (1727-1963)
- archivio della Compagnia delle Figlie di Maria (1874-1979)
- archivio della Compagnia del SS. Cuore di Gesù (1831-1948)
- archivio della Compagnia del SS. Nome di Gesù (1565-seconda metà XX secolo)
- archivio della Compagnia del SS. Rosario (1662-1896)
- archivio della Compagnia del SS. Sacramento (1731-1891)
- archivio della Compagnia del Suffragio (1802-1925)
- archivio della Confraternita dell’Immacolata Concezione (1728-1961)
- archivio della Confraternita delle Umiliate di S. Elisabetta (1699-1983)
- archivio della Pia Unione dell’Immacolato Cuore di Maria (1854-1934)
- archivio dell’Unione Uomini Cattolici (1929)
La documentazione è stata riordinata sia informaticamente sia fisicamente seguendo uno schema di ordinamento strutturato per livelli gerarchici all’interno dei quali è stato dato un ordine cronologico; tali livelli corrispondono a fondo, serie, sottoserie, sottosottoserie e unità archivistica.
La prima fase dell’intervento è consistita nella schedatura analitica delle carte seguendo l’ordine in cui sono state trovate; i dati di ogni unità (titolo, contenuto, estremi cronologici, note) sono stati inseriti nel database “Guarini archivi”, fornito gratuitamente dalla Regione Piemonte, ora, come detto è stato riversato su Mèmora.
La seconda fase di intervento è consistita nel riordinamento vero e proprio della documentazione, al termine del quale l’archivio ha assunto la sua struttura definitiva; le unità archivistiche sono state numerate (con un’etichetta apposta sulla camicia facente riferimento alla segnatura definitiva che è riportata nel database e nell’inventario) e inserite in faldoni (anch’essi dotati di etichetta riportante il numero delle unità archivistiche che conservano).
L’ultima fase del lavoro ha riguardato la redazione dell’inventario che riporta, per ogni unità archivistica il numero progressivo (preceduto dalla sigla AS – Archivio Storico), la descrizione dell’oggetto (titolo originale e/o attribuito seguito in alcuni casi da una descrizione più dettagliata del contenuto), gli estremi cronologici e le note (ove presenti). Nel campo note sono state riportate anche le indicazioni relative alla necessità di restauro delle unità archivistiche.
Nel 2023 è stata riordinata un’altra parte di archivio parrocchiale ritrovata successivamente. Il lavoro è stato svolto dalla cooperativa Arte e dintorni di Asti (si coglie qui l’occasione per ricordare Marta Franzoso, una delle socie fondatrici, che è scomparsa prematuramente proprio nel 2023).
La banca dati è consultabile sul sito Beweb a questo link.